Comparación de documentos
Factura o presupuesto: ¿cuál necesitas?
Un presupuesto ayuda al cliente a evaluar un trabajo propuesto; una factura solicita el pago por trabajo terminado o por una etapa de cobro acordada.
Read in English: Invoice vs. estimate: which one do you need?
Usa un presupuesto antes del cobro final
El presupuesto describe el alcance y el costo probables antes de que todo el trabajo termine. Ayuda al cliente a decidir mientras los supuestos y las condiciones desconocidas, debidamente indicados, siguen siendo preliminares.
- El trabajo y el precio todavía se están evaluando
- Falta confirmar medidas o selecciones
- El cliente no ha aprobado el alcance final
- El precio proyectado puede cambiar con cambios autorizados
Usa una factura para solicitar el pago
La factura registra el trabajo terminado o una etapa de cobro acordada y muestra el importe pendiente. Debe reflejar lo que realmente ocurrió, incluidos cambios aprobados, depósitos y créditos.
- Terminó el trabajo o la etapa facturable
- El cliente tiene un saldo actual
- Se conocen las condiciones y la fecha de vencimiento
- El documento necesita un número de factura único
Dónde encaja una cotización
La cotización se ubica entre el presupuesto preliminar y la factura posterior. Presenta una oferta más firme para un alcance y precio definidos. El cliente la revisa y acepta antes de realizar o programar el trabajo cotizado.
Continúa el trabajo sin escribir todo de nuevo
Los documentos deben permanecer relacionados. Cuando se aprueba un presupuesto o una cotización, reutiliza el cliente, la dirección, el alcance y los conceptos estructurados en la factura posterior; luego actualízalos según el trabajo realmente terminado.
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar un presupuesto como factura?
No sin actualizar su propósito y sus datos. Convierte la información aprobada en una factura que registre el trabajo terminado, los créditos, el saldo y las condiciones de pago.
¿El cliente paga un presupuesto?
El presupuesto normalmente presenta un precio proyectado, no una solicitud de pago. Puede solicitarse un depósito bajo una cotización o acuerdo aceptado, y la factura solicita el pago que ya corresponde.
¿Qué documento debo crear primero?
Crea un presupuesto cuando el trabajo es preliminar, una cotización cuando estés listo para presentar una oferta definida y una factura cuando corresponda cobrar.
Comienza con el documento que corresponde al trabajo de hoy
Elige factura, presupuesto o cotización en el mismo espacio. El trabajo puede avanzar sin crear otra cuenta ni otro proceso.
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