Guía del proceso documental
Cómo convertir un presupuesto o cotización en factura
La conversión debe conservar el trabajo aprobado y actualizarlo para mostrar lo realmente terminado y el saldo que ahora corresponde pagar.
Read in English: How to turn an estimate or quote into an invoice
Conserva el documento de origen
Guarda el presupuesto o la cotización aceptados y su aprobación con el trabajo. Copiar cliente, dirección y conceptos ahorra tiempo, pero la factura debe ser un registro distinto del trabajo terminado.
Cuadra el trabajo propuesto y terminado
Revisa cada concepto antes de cobrarlo. Actualiza cantidades, elimina trabajo no realizado, reemplaza provisiones con selecciones reales e incluye solamente cambios aprobados.
- Cliente y dirección del servicio
- Mano de obra y materiales terminados
- Sustituciones y órdenes de cambio aprobadas
- Trabajo excluido o todavía incompleto
Aplica depósitos y pagos anteriores
Muestra por separado depósitos, pagos por avance, descuentos y créditos. El total y saldo deben cuadrar con el trabajo aprobado sin cobrar dos veces el mismo importe.
Cambia el lenguaje de propuesta a cobro
El presupuesto o la cotización describe trabajo propuesto; la factura registra trabajo terminado y solicita pago. Actualiza fechas, condiciones, descripciones y estado para que el cliente no reciba una propuesta como solicitud de cobro.
Preguntas frecuentes
¿La factura debe usar el mismo número del presupuesto?
Normalmente cada documento debe tener su propio identificador y conservar una referencia al presupuesto, cotización o trabajo relacionado.
¿El total de la factura puede ser distinto?
Puede serlo si el presupuesto era proyectado y cambió el trabajo aprobado. Explica y documenta la diferencia. Una cotización debe respetar su alcance y condiciones.
¿Qué hago si queda trabajo incompleto?
No lo presentes silenciosamente como terminado. Usa facturación por avance cuando corresponda o déjalo para una factura posterior según el acuerdo.
Crea la factura desde el registro aprobado
Conserva cliente y trabajo, y después cuadra conceptos reales, créditos y saldo final.
Crear la factura